Surat-menyurat perniagaan memerlukan kelazatan, terutama dalam hal surat kepada pembekal, kerana alasan untuk rayuan tersebut dapat menjadi kegagalan untuk memenuhi kewajiban bukan hanya di pihaknya, tetapi juga di pihak organisasi anda.
Arahan
Langkah 1
Sekiranya ini adalah kali pertama anda menghubungi pembekal dengan tujuan untuk memesan barang daripadanya, gunakan borang tuntutan penghantaran standard organisasi. Sekiranya pernyataan ini tidak disiarkan secara elektronik di laman web organisasi, tulis surat dengan gaya percuma.
Langkah 2
Sekiranya memesan beberapa jenis produk dalam jumlah yang berbeza, buat pesanan dalam bentuk jadual yang menunjukkan nama, artikel, warna produk, jika perlu. Tuliskan kewajiban membayar barang yang dipesan, berikan maklumat organisasi anda kepada pembekal, berdasarkan data ini, pembekal akan membuat kontrak. Di akhir surat, nyatakan harapan anda untuk kerjasama yang saling menguntungkan.
Langkah 3
Sekiranya surat anda kepada pembekal berkenaan dengan pemenuhan tanggungjawab kontraknya yang tidak betul, penghantaran barang atau barang dengan kualiti, gred atau jenis yang salah, gunakan frasa "Kami memberitahu anda dengan surat ini …", "Kami memberitahu anda… ". Nyatakan dengan jelas sebab mengapa anda tidak dapat menerima barang yang dihantar. Rujuk kontrak atau aplikasi kontrak, yang menunjukkan berapa unit dan jenis barang yang sepatutnya dihantar oleh pembekal kepada anda. Dalam kes ini, pembekal akan lebih mudah membetulkan kesilapannya.
Langkah 4
Sekiranya surat anda menyangkut ketidakmampuan untuk membayar barang dalam jangka masa yang ditetapkan oleh kontrak, beritahu pembekal ini dalam bentuk rasmi yang paling lembut, tetapi pada masa yang sama. Gunakan frasa "Kami mohon maaf atas keterlambatan pembayaran …", "Oleh kerana keadaan semasa, kami tidak dapat membayar bil sebelum …".
Langkah 5
Beritahu pihak lawan dengan tepat bila anda berhasrat melunaskan hutang kepadanya, dan bahawa tanggungjawab ini akan dijamin oleh organisasi anda. Pada akhir surat ini, nyatakan harapan bahawa episod ini tidak akan mempengaruhi perkongsian jangka panjang anda.
