Penyediaan dan penyerahan kes ke arkib adalah bahagian yang tidak terpisahkan dari aliran kerja. Pendaftaran mereka bermula di organisasi dari saat dokumen diajukan, dan berakhir dengan pemindahan ke arkib pada akhir tahun kalendar atau tempoh penyimpanan. Dalam beberapa kes, fail disimpan lebih lama dari satu tahun. Ini termasuk, misalnya, dokumen yang berkaitan dengan rekod personel.
Arahan
Langkah 1
Agar prosedur untuk memfailkan kes di arkib tidak memerlukan banyak masa, anda harus mengikuti peraturan untuk pendaftaran mereka semasa aliran kerja semasa. Semasa memindahkan kes ke arkib untuk simpanan tetap atau sementara, anda perlu menjahit dokumen, helaian nombor, membuat prasasti terakhir, jika diperuntukkan oleh arahan kerja, dan juga membuat inventori dalaman.
Langkah 2
Pada saat yang sama, nama organisasi atau perusahaan, indeks sesuai dengan tatanama kasus, tanggal pembukaan dan penutupan kes, serta jangka waktu penyimpanan ditunjukkan pada halaman judul file yang diserahkan ke arkib.
Langkah 3
Dokumen yang akan diarkibkan dimasukkan ke dalam folder penutup keras yang berasingan. Jika dokumen tersebut bernilai tertentu, sebagai peraturan, dokumen itu tidak dijahit, tetapi dimasukkan ke dalam file atau sampul surat dan dilampirkan pada casing. Pada akhir kes yang dijahit dan bernombor, lembaran pengesahan diletakkan, dan pada awalnya - inventori dalaman. Dalam kes ini, ketebalan casing tidak boleh melebihi 40 mm, dan jumlah kepingan tidak boleh melebihi 250 mm.
Langkah 4
Untuk kes yang disimpan di arkib secara kekal, juga sementara, tetapi tidak kurang dari 10 tahun, persediaan dibuat untuk memindahkan kes ke arkib. Pada masa yang sama, persediaan berasingan dibuat untuk dokumen yang berkaitan dengan rekod personel. Nama-nama kes dimasukkan ke dalamnya, masing-masing diberi nombor siri, dan kod nomenklatur juga ditunjukkan. Inventori dibuat dalam dua salinan sekiranya fail tersebut kekal dalam arkib organisasi. Sekiranya fail akan dipindahkan ke arkib negeri, harus ada empat salinan.
Langkah 5
Kes-kes yang perlu disimpan setelah selesai kurang dari 10 tahun dapat diarkibkan mengikut budi bicara pihak pengurusan organisasi. Keperluan untuk menghantar kes akan bergantung pada beban kerja arkib, kekerapan akses ke dokumen lama, dll.
