Kerja pejabat - bekerja dengan sokongan dokumen dan dokumentasi untuk pengurusan dalam organisasi tertentu ini, yang diatur oleh GOST R 51141-98 "Pekerjaan pejabat dan perniagaan arkib. Syarat dan Definisi ". Organisasi kerja pejabat adalah organisasi pendaftaran, penyimpanan dan penggunaan dokumen masuk, keluar dan dalaman dalam aktiviti semasa perusahaan.
Arahan
Langkah 1
Semasa mengatur kerja pejabat, tentukan sama ada syarikat anda, organisasi, bahagian atau cawangan terpencil secara geografi, pertimbangkan fakta ini dan sediakan mekanisme untuk berinteraksi dengan bahagian-bahagian ini. Sistem kerja pejabat di dalamnya harus sama dengan kantor pusat untuk menghindari masalah semasa pendaftaran dan dokumen.
Langkah 2
Fikirkan bentuk pekerjaan pejabat yang ada yang akan anda gunakan: terpusat, bercampur atau terdesentralisasi. Pilihan mereka ditentukan oleh struktur perusahaan (sama ada ia mempunyai bahagian kecil secara geografi) dan peralatan teknikal perkhidmatan pengurusan pejabat. Sekiranya perkhidmatan ini jumlahnya sedikit dan tidak disediakan secara teknikal, maka sebahagian fungsinya dipindahkan ke subbahagian. Dalam kes ini, kerja pejabat campuran berlaku. Sekiranya perkhidmatan ini dilengkapi dengan semua kakitangan, perkakasan dan perisian yang diperlukan, maka bentuk penyimpanan rekod ini akan terpusat.
Langkah 3
Di setiap unit struktur, pilih unit kakitangan khas yang akan melaksanakan kerja pejabat. Sekiranya ini tidak mungkin, lantik pegawai lain yang akan menggabungkan pelaksanaan tugas tugas utamanya dengan fungsi kerani.
Langkah 4
Tentukan jumlah dan tatanama kes, yang akan merangkumi semua dokumen masuk, keluar dan dalaman. Sekiranya ini adalah dokumen dari organisasi (ibu bapa) yang lebih tinggi, maka dokumen tersebut diserahkan kepada ketua untuk dipertimbangkan; dokumen organisasi bawahan harus diserahkan untuk dipertimbangkan kepada timbalan ketua yang bertugas untuk bekerja dengan mereka. Oleh itu, rayuan warga ditujukan kepada wakil yang diberi tanggungjawab untuk bekerja dengan penduduk.
Langkah 5
Setelah mengenal pasti lingkaran koresponden, buat pengkelasan yang dapat anda tentukan dengan segera dalam kumpulan koresponden yang menjadi milik dokumen ini. Sebagai contoh, untuk agensi kerajaan, berikan kod 01, untuk surat dari organisasi atasan - kod 02, untuk pembekal - kod 03, untuk pelanggan - kod 04, dll. Ini akan membantu melancarkan aliran dokumen dalam organisasi.
Langkah 6
Tentukan dalam bentuk apa peredaran dokumen akan dilakukan - dalam majalah atau kad. Kedua-dua borang dilaksanakan dalam program khas untuk pengurusan dokumen elektronik. Sekiranya anda belum dapat membeli program seperti itu, gunakan jurnal pendaftaran dokumen elektronik, mereka boleh dibuat di Excel.
