Pengurusan mana-mana syarikat harus mempertimbangkan banyak faktor, baik luaran dan dalaman, dalam kegiatannya. Tidak semua rencana dipenuhi seperti yang diharapkan. Pekerja, menyelesaikan tugas yang diberikan, boleh melakukan kesalahan yang tidak disengajakan atau menarik diri dari tugas yang diberikan kepada mereka. Itulah sebabnya pengurus harus menjalankan fungsi kawalan setiap hari.
Untuk apa kawalan?
Kegiatan organisasi, sama ada struktur perniagaan atau institusi pemerintah, terus berlangsung dalam lingkungan yang berubah-ubah. Salah satu fungsi alat pengurusan adalah dengan mempertimbangkan perubahan tersebut dan membuat penyesuaian terhadap proses pengeluaran. Pada masa yang sama, pengurus perlu mengatur kakitangan dengan betul dan memotivasinya untuk melaksanakan tugas semasa dan akan datang.
Pengendalian secara teratur dan terancang terhadap aktiviti bawahan adalah fungsi pengurusan yang tidak terpisahkan. Dengan cara ini, anda dapat mengenal pasti kekurangan dalam masa pekerja, mengesan kesilapan dan salah perhitungan. Tidak semua gangguan dalam operasi perusahaan disebabkan oleh tindakan salah kakitangan. Kadang-kadang kesilapan dilakukan oleh pengurus itu sendiri, misalnya, memutarbelitkan makna pesanan yang datang dari atas.
Pengendalian dari kedudukan pengurusan adalah sistem langkah-langkah yang jelas dan difikirkan dengan baik untuk mengesahkan kebenaran pelaksanaan arahan dan perintah pengurusan. Konsep ini juga merangkumi pemantauan pelaksanaan tugas fungsional pekerja yang ketat. Dalam organisasi di mana sebahagian besar pekerjaan dilakukan oleh orang, dan bukan oleh mesin dan mekanisme, kawalan secara langsung berkaitan dengan konsep kuasa dan peraturan pentadbiran aktiviti.
Mengawal sebagai fungsi pengurusan
Tugas sistem kawalan adalah untuk menetapkan beberapa piawaian di mana pekerja mesti dibimbing dalam aktiviti mereka. Agar kawalan menjadi berkesan, penanda aras diperlukan di mana pengurus dapat menilai prestasi setiap pekerja. Perbezaan antara standard dan prestasi yang dicapai harus menjadi asas untuk mengubah proses kerja.
Fungsi kawalan dalam pengurusan mulai berlaku pada tahap merancang aktiviti organisasi. Semasa menyusun rancangan kerja untuk jabatan, pengurus harus menyediakan langkah-langkah pengesahan di dalamnya, yang menunjukkan waktu pelaksanaannya dan orang yang bertanggung jawab untuk melaksanakannya. Sifat kawalan yang dirancang memungkinkan untuk melakukan audit aktiviti bukan dari kes ke kes, tetapi secara sistematik.
Matlamat utama kawalan adalah untuk mencapai keadaan di mana pengurusan organisasi tertumpu pada prestasi petunjuk prestasi yang paling berkesan. Semasa merancang aktiviti kawalan, pengurus mesti mengambil kira ciri psikologi individu pekerja dan pasukan secara keseluruhan. Sistem pemeriksaan yang tidak tersusun dapat memberi kesan buruk kepada personel, dapat menyebabkan penurunan motivasi dan peningkatan ketegangan.
