Baru-baru ini, ada kecenderungan dalam bisnis untuk beralih dari fungsi ke manajemen proses, yang berkaitan dengan peranan penerangan dan formalisasi proses perniagaan yang betul meningkat. Hanya setelah menyelesaikan tindakan ini, kita dapat berbicara tentang mengoptimumkan proses perniagaan sebagai cara untuk meningkatkan kecekapan perusahaan.
Ia perlu
Alat CASE yang membolehkan anda memformalkan proses perniagaan dalam notasi grafik
Arahan
Langkah 1
Yang pertama adalah untuk merumuskan secara ringkas dan tepat nama proses yang dijelaskan, yang harus difahami dan mencerminkan intipati umum urutan tindakan yang membentuk proses perniagaan. Sebagai contoh, alih-alih "Menyerahkan aplikasi untuk pembuatan produk ke produksi dan mengendalikan pelaksanaannya", itu cukup untuk menamakan proses "Pengendalian pengeluaran produk." Yang kedua adalah memecah keseluruhan proses yang dijelaskan menjadi tugas yang lebih kecil ("atom") atau fungsi subproses dan memutuskan urutan pelaksanaannya. Dengan perpecahan seperti itu, proses yang dijelaskan akan menjadi proses peringkat teratas. Perincian proses tahap tinggi mungkin berbeza-beza, tetapi harus memadai untuk pemahaman audiens yang akan menggunakan keterangan anda.
Langkah 2
Terdapat beberapa cara untuk menggambarkan proses perniagaan. Yang paling popular di antaranya adalah grafik, dengan bantuan gambar rajah yang dibuat dalam pelbagai notasi (notasi adalah sekumpulan simbol untuk menunjukkan sesuatu).
Jenis notasi yang paling biasa untuk menggambarkan proses perniagaan adalah IDEF0, BPMN, EPC (ARIS), dll.
Sebagai contoh, mari kita fokus pada gambarajah yang dibuat dalam notasi BPMN (Business Process Modeling Notation) menggunakan alat PowerDesigner CASE (Gamb. 1). Elemen utama dalam rajah adalah:
1. "Proses" (fungsi) - sebuah segi empat tepat yang membulat di sudut;
2. "Peralihan" - proses penyambungan anak panah;
3. "Penyelesaian" - berlian yang berisi pertanyaan yang hanya dapat dijawab "Ya" atau "Tidak";
4. Syarat - ungkapan teks di mana peralihan dari satu fungsi ke fungsi lain dilakukan. Keadaan selalu dilampirkan dalam tanda kurung. Kadang-kadang berguna untuk memecahkan rajah anda menjadi "Lintasan" - bahagian menegak atau mendatar yang mewakili jabatan di perusahaan atau orang yang bertanggungjawab untuk fungsi tertentu. Dalam kes ini, ikon untuk fungsi ini mesti berada dalam bahagiannya. Sebagai tambahan kepada unsur-unsur yang disenaraikan, rajah juga dapat berisi daftar data yang dimasukkan atau dikeluarkan ke proses, serta pautan ke peraturan atau peraturan yang sesuai dengan fungsi ini atau fungsi tersebut. Contoh penerangan proses perniagaan "Kawalan pengeluaran produk" ditunjukkan pada Gambar.1. Sangat mudah untuk melihat bahawa rajah ini sangat serupa dengan carta alir algoritma untuk menyelesaikan masalah.
Langkah 3
Gambaran grafik proses juga dapat dilengkapi dengan keterangan teks fungsi subprosesnya dalam bentuk tabel yang berisi lajur berikut: nama proses, jabatan (pemilik proses), keterangan proses, hasil pelaksanaan proses. Contoh penerangan seperti itu ditunjukkan dalam Rajah 2. Sekiranya pengoptimuman lebih lanjut mengenai proses perniagaan yang dijelaskan diharapkan, maka kolom lain dapat ditambahkan ke tabel yang menggambarkan kesulitan atau kekurangan fungsi sub proses yang sedang dilakukan.
