Dokumentasi perusahaan mesti disimpan dengan teratur. Untuk memudahkan mencari kontrak yang diperlukan untuk pembekalan barang di antara kertas perniagaan lain, perlu membuat rak atau folder yang berasingan untuknya. Tetapi tidak hanya. Kontrak itu sendiri juga perlu diperkemas.
Arahan
Langkah 1
Kumpulkan semua kontrak yang anda ingin kemas dan nilaikannya. Perhatikan seberapa kerap mereka membuat kesimpulan dan dengan rakan kongsi mana. Ini akan membantu anda memilih cara mengelaskan dokumen.
Langkah 2
Sekiranya terdapat banyak rakan kongsi, kaedah memesan kontrak pada tarikh kesimpulannya lebih sesuai. Sekiranya, dalam jangka masa panjang, kontrak disepakati dengan syarikat yang sama, kontrak tersebut dapat dikelompokkan ke dalam kategori (folder) yang terpisah oleh rakan niaga. Dan dalam beberapa kes, hanya cukup untuk mengatur kontrak mengikut abjad mengikut nama syarikat rakan kongsi.
Langkah 3
Mana-mana kaedah yang anda pilih, ingat bahawa folder besar sangat tidak selesa untuk digunakan. Semak kontrak dan hapus kontrak yang telah tamat dari timbunan umum. Buat folder berasingan untuk mereka. Kontrak seperti ini paling sering hanya didekati dari semasa ke semasa; kontrak tersebut tidak diperlukan dalam pekerjaan seharian.
Langkah 4
Semasa mengatur kontrak mengikut urutan kronologi, patuhi prinsip umum menjaga dan menyimpan rekod. Dalam folder yang sering digunakan, kontrak yang baru disimpulkan terletak di bahagian atas. Berikut adalah dokumen dengan tarikh penciptaan lebih awal. Semasa mengemukakan dalam arkib, sebaliknya, yang pertama harus berada di atas, dan kontrak yang terakhir disimpulkan harus berada di bawah.
Langkah 5
Gunakan penanda, tanda, penanda buku, dan alat tulis lain untuk memisahkan satu kategori dari kategori yang lain secara visual. Pastikan pembatas seperti itu dapat dilihat dengan jelas di dalam folder. Ini akan sangat memudahkan pencarian dokumen yang diperlukan.
Langkah 6
Setelah semua kontrak penyediaan barang disusun dalam folder dengan cara yang sesuai, pastikan anda membuat daftar dokumen. Letakkan di penutup atau masukkan ke dalam folder di atas semua kontrak. Tinggalkan baris kosong dalam pendaftaran. Semasa melabur kontrak baru, masukkan maklumat mengenainya dalam daftar.
