Surat perniagaan adalah elemen utama korespondensi perniagaan. Imej positif syarikat bergantung pada literasi dokumen yang disusun. Surat perniagaan ditulis oleh setiausaha dan penolong eksekutif syarikat.
Mengarang surat perniagaan
Menulis surat perniagaan semestinya mempunyai tujuan: untuk menawarkan kerjasama, meningkatkan penjualan kepada organisasi, mempercepat proses pembayaran barang, membuat tuntutan, mengucapkan terima kasih atas sesuatu, membuat kesepakatan, mengucapkan tahniah. Surat itu harus disusun dengan tujuan tertentu dan harus dinyatakan sebanyak mungkin di dalamnya. Pastikan anda mengetahui butiran syarikat tempat anda akan menghantar surat itu. Anda perlu mengetahui yang maksimum mengenai bakal pasangan.
Seringkali, syarikat menghantar banyak surat yang menawarkan barang atau perkhidmatan, tetapi pada masa yang sama terdapat sedikit maklumat mengenai penerima. Ini adalah kesalahan utama semua peniaga baru. Bagaimanapun, adalah lebih menyenangkan bagi penerima surat untuk mengetahui bahawa mereka ditujukan secara peribadi. Contohnya, alamat seseorang yang berjaya adalah asas surat jualan yang berjaya. Walaupun anda tidak mengetahui nama penerima, anda tidak boleh menuliskan kedudukan orang itu dalam versi yang disingkat ketika merujuk kepadanya.
Reka bentuk surat perniagaan
Sebaik-baiknya, setiap syarikat mempunyai jenama sendiri. Di atasnya surat perniagaan dibuat. Surat kiriman selalu mengandungi nama organisasi, lokasi sebenar dan sah, kenalan, laman web, alamat e-mel, logo dan maklumat lain mengenai organisasi. Margin huruf perniagaan: bawah, atas, kanan dan kiri mempunyai ukuran standard. Margin kiri adalah 3 cm kerana semua dokumen dihantar ke pemfailan. Margin kanan - 1.5 cm lekukan atas dan bawah: 1 cm.
Setiap surat perniagaan bermula dengan tajuk utama yang pendek dan menarik di tengah. Tajuknya pasti akan memperlihatkan isi teks. Tajuk surat perniagaan mengandungi: nama syarikat penerima dengan nama penuh, serta kedudukan orang penerima (di sudut kanan atas). Sudut kiri atas di bawah tajuk adalah tempat untuk menunjukkan nombor dan tarikh surat pendaftaran (keluar). Sekiranya surat perniagaan ditulis sebagai surat jawapan, maka anda harus menunjukkan dokumen mana surat ini dibalas. Tajuk surat perniagaan ditunjukkan setelah tarikh dan jumlah dokumen. Tanda tangan pengirim ditunjukkan pada akhir surat. Juga, nama dan kedudukan penuh mesti ditulis.
Sekiranya surat itu mengandungi data kewangan mengenai syarikat, maka tandatangan ketua akauntan juga mesti ada di bahagian bawah. Urutan tandatangan adalah seperti berikut: pertama, tandatangan pengarah umum, dan di bawahnya ketua akauntan. Juga, pada akhir surat, meterai rasmi organisasi dilekatkan pada tandatangan. Saiz Times New Roman ke-12 dan jarak tunggal adalah standard untuk korespondensi perniagaan formal. Adalah kebiasaan untuk mengirim surat perniagaan, yang merupakan proposal serius, melalui pos, dan bukan melalui faks atau E-mel. Penghantar secara peribadi menyampaikan surat itu kepada pengurus atau setiausaha. Surat seperti itu mesti dihantar dalam sampul surat syarikat besar, yang dicetak dengan kaedah tipografi. Semua ini berfungsi untuk mewujudkan imej syarikat yang baik.
