Mana-mana syarikat yang menghargai diri sendiri mesti mempunyai perkhidmatan akhbar sendiri. Dialah yang diminta untuk membentuk imej syarikat dan mencipta reputasi yang kompeten untuknya. Bagaimana cara mengatur kerja perkhidmatan akhbar dengan betul?
Arahan
Langkah 1
Semasa mengatur perkhidmatan akhbar, perlu untuk menentukan dengan jelas mengapa ia dibentuk, tugas apa yang akan dilakukan, bagaimana ia akan berpartisipasi dalam pengembangan syarikat.
Langkah 2
Kakitangan perkhidmatan akhbar boleh terdiri dari satu hingga beberapa orang - semuanya bergantung pada jenis organisasi yang dilayaninya. Semakin besar syarikat, semakin besar kakitangan kumpulan akhbar. Biasanya, dalam organisasi besar, perkhidmatan akhbar adalah sebahagian daripada jabatan PR. Di syarikat kecil, tugas ketua jabatan PR dan orang yang bertanggungjawab untuk hubungan dengan akhbar dapat digabungkan oleh satu orang. Walaupun kenyataan bahawa perkhidmatan akhbar biasanya bertindak sebagai wakil organisasi, ia harus menerima semua arahan dari ketua jabatan PR, yang, pada gilirannya, bertanggung jawab kepada pengurusannya.
Langkah 3
Adalah penting bahawa setiap pekerja perkhidmatan akhbar bertanggungjawab untuk pelbagai tanggungjawabnya sendiri. Oleh itu, ketua perkhidmatan akhbar bertanggungjawab sepenuhnya terhadap kerja jabatan, dia secara peribadi mengadakan sidang media dan mengatur program budaya untuk wartawan.
Langkah 4
Tanggungjawab pegawai perhubungan akhbar termasuk menyiapkan bahan untuk akhbar, menjawab pertanyaan akhbar, dan memantau media. Dia juga, jika perlu, mengambil langkah untuk memperbaiki kesalahan dalam pernyataan atau membuat penolakan yang sesuai. Walaupun penghubung akhbar biasanya bertindak sebagai wakil organisasi, lebih baik ketua organisasi bercakap bagi pihak organisasi dalam perkara-perkara penting.
Langkah 5
Perkhidmatan akhbar juga mempunyai kumpulan akreditasi yang mengeluarkan kad akreditasi kepada wartawan, menyiapkan dan menyampaikan pakej maklumat dokumen kepada wartawan, dll.
Langkah 6
Perkhidmatan akhbar juga mungkin mempunyai kumpulan kreatifnya sendiri, yang termasuk korespondennya sendiri, wartawan TV, dan jurukamera. Mereka seharusnya dapat menyediakan bahan untuk pejabat editorial media secara bebas. Di samping itu, dalam beberapa organisasi, kumpulan seperti itu mungkin terlibat dalam menerbitkan surat khabar korporat mereka sendiri.
Langkah 7
Syarikat besar dan agensi kerajaan juga mungkin mempunyai kumpulan analitik yang merangkumi pengulas. Tugasnya adalah untuk memantau dan menganalisis liputan masalah tertentu di halaman surat kabar dan majalah, di program televisyen dan radio, dan untuk menentukan kualiti liputan ini. Juga, sebagai persiapan untuk sidang media, pemerhati mesti merumuskan topik masalah, sejarah isu, menyiapkan pelbagai jenis rujukan dan memo.
